Acasă / Servicii IT / Transcriere ședințe consiliu local
Aplicație instalată pe calculatorul primăriei: înregistrează ședința, o transcrie automat în limba română și pregătește proiectul de proces-verbal, cu prezența, ordinea de zi și rezultatul votului pe fiecare punct. Totul rulează local — înregistrările nu pleacă din instituție.
După fiecare ședință, secretarul general ascultă înregistrarea și scrie procesul-verbal: cine a luat cuvântul, ce s-a discutat la fiecare punct, cum s-a votat. Pentru o ședință de două ore, munca durează de regulă o zi întreagă.
Ședința AI face partea mecanică: transformă înregistrarea în text, vă lasă să atribuiți intervențiile consilierilor și să marcați punctele de pe ordinea de zi, apoi generează un proiect de proces-verbal în formatul folosit în administrația locală. Secretarul verifică, corectează și semnează — nu mai scrie de la zero.
Documentul generat este un proiect. Răspunderea pentru conținutul procesului-verbal rămâne a secretarului general și a președintelui de ședință, care îl verifică înainte de semnare.
Cinci pași, într-o interfață simplă, în limba română, gândită pentru personalul primăriei — nu pentru informaticieni.
Porniți ședința dintr-un singur buton. Fiecare microfon din sală se înregistrează pe pista lui, iar nivelul sunetului se vede în timp real. Dacă un microfon tace sau distorsionează ori interfața audio se deconectează, aplicația avertizează imediat. La oprire, înregistrarea se copiază automat pe al doilea disc și copia se verifică.
Înregistrarea este transformată în text în limba română, pe calculatorul instituției, pornind de la un mix în care microfonul la care se vorbește are prioritate. Un vocabular propriu — nume de consilieri, străzi, localități, termeni din hotărâri — îmbunătățește recunoașterea cuvintelor specifice comunei.
Lista consilierilor și a participanților se introduce o singură dată, în setări. După ședință, fiecărui paragraf i se atribuie vorbitorul dintr-o listă, iar textul se corectează direct în aplicație, cu marcajele de timp păstrate pentru verificare în înregistrare.
Completați prezența, președintele de ședință și ordinea de zi, iar pentru fiecare punct alegeți rezultatul: adoptat, respins, amânat, retras sau informare. Aplicația construiește documentul cu intervențiile pe puncte și formula votului.
Transcrierea și procesul-verbal se exportă în Word, pentru ultimele modificări, sau în PDF, pentru arhivă și publicare. Documentele poartă stema sau logo-ul primăriei și datele instituției, și pot fi trimise pe email direct din aplicație, consilierilor sau compartimentului care le publică.
Funcții adăugate pe baza ședințelor reale: mai multă siguranță pentru înregistrări și mai puțin timp pierdut căutând prin arhivă.
Fiecare microfon se înregistrează separat și rămâne păstrat ca sursă originală. Pentru transcriere, aplicația creează automat un mix în care microfonul activ are prioritate, iar zgomotul și ecoul celorlalte sunt atenuate.
Un nume, o stradă sau un subiect se caută în textul tuturor transcrierilor, cu sau fără diacritice. Un clic deschide ședința exact la paragraful găsit, cu înregistrarea poziționată la minutul respectiv — util la solicitările pe Legea 544.
Imediat după fiecare ședință, înregistrarea se copiază pe al doilea disc al calculatorului și copia se verifică. Backup-ul complet rulează zilnic; ce se șterge din aplicație rămâne în backup, iar versiunile anterioare se păstrează 30 de zile.
Cont cu utilizator și parolă, blocare automată la inactivitate (niciodată în timpul înregistrării) și o parolă separată pentru setări. Butonul Suport pregătește un email către echipa de suport, cu informațiile tehnice completate automat.
Ședințele de consiliu conțin uneori date personale — petiții, situații sociale, nume de cetățeni. De aceea, Ședința AI nu trimite înregistrările în niciun serviciu cloud. Transcrierea rulează pe calculatorul instituției, fără abonamente la servicii externe de inteligență artificială și fără ca vocile consilierilor să fie folosite pentru antrenarea vreunui model.
Accesul la aplicație se face cu utilizator și parolă, iar setările au o parolă separată. Copiile de siguranță se fac pe al doilea disc al aceluiași calculator, tot fără cloud. Jurnalul de activitate nu conține parole și nici textul ședințelor.
Aplicația nu are nevoie de internet pentru înregistrare și transcriere. Conexiunea este folosită doar dacă alegeți să trimiteți documentele pe email.
Vă ajut să le puneți în practică la instalare, inclusiv configurarea backup-ului automat.
Aplicația rulează pe un calculator de birou obișnuit. Pentru o transcriere rapidă se recomandă o placă video dedicată; fără ea, transcrierea funcționează pe procesor, doar mai lent — potrivit pentru ședințele la care procesul-verbal nu se cere în aceeași zi. Un al doilea disc intern păstrează copiile de siguranță.
Pentru sunet: microfoane de masă conectate la o interfață audio cu mai multe intrări, astfel încât fiecare microfon să fie înregistrat pe pista lui. Patru microfoane bine așezate acoperă de regulă o sală cu 10–15 participanți. Dacă sala nu are încă sonorizare, vă propun o configurație potrivită și o instalez.
Lucrez de ani buni cu primăriile din județul Prahova: le administrez site-urile, public lunar hotărâri de consiliu și documente oficiale și le-am implementat modulul de accesibilitate WCAG 2.1. Știu cum arată un proces-verbal și ce se întâmplă cu el după ședință.
Ședința AI a pornit dintr-o nevoie reală, a fost construită împreună cu oamenii care o folosesc și este testată pe înregistrări de ședințe reale. Nu e un produs revândut: dacă aveți nevoie de o modificare — un alt format de document, un câmp în plus, o altă ordine a secțiunilor — o fac eu, direct.
Peste 20 de ani de experiență în IT, cu un singur interlocutor de la demonstrație până la suportul de după implementare. Dacă aveți nevoie și de alte servicii IT — calculatoare, rețea, backup — pot prelua totul.
La vorbire clară, în microfon, textul rezultat necesită doar corecturi punctuale. Precizia scade la vorbire simultană, zgomot în sală sau distanță mare față de microfon. De aceea, aplicația include un editor în care textul se verifică și se corectează înainte de generarea documentelor.
Generează un proiect de proces-verbal pe baza transcrierii, a prezenței și a ordinii de zi. Vorbitorii și începutul fiecărui punct se marchează după ședință, iar documentul se verifică și se completează de secretarul general înainte de semnare.
Nu. Înregistrarea și transcrierea se fac pe calculatorul primăriei, fără servicii cloud. Internetul este folosit doar pentru trimiterea documentelor pe email, dacă alegeți această opțiune.
Un calculator de birou, de preferat cu placă video dedicată pentru viteză și cu un al doilea disc pentru copiile de siguranță, plus o interfață audio cu microfoane în sală. Verific echipamentul existent înainte de ofertă și vă spun dacă e nevoie de ceva în plus.
Fiecare înregistrare se copiază automat, imediat după ședință, pe al doilea disc al calculatorului, iar copia se verifică. Ședințele, transcrierile, corecturile și setările intră și în backup-ul zilnic, de unde se pot restaura.
Da. Căutarea din registru parcurge textul tuturor ședințelor transcrise și deschide direct paragraful găsit, cu înregistrarea poziționată la acel minut.
Oricine din aparatul de specialitate: pornirea și oprirea înregistrării se fac din câte un buton, cu confirmare. Instruirea durează mai puțin de o oră.
Da. Pregătesc oferta în forma cerută de compartimentul de achiziții, iar factura se emite după recepție.
Vă fac o demonstrație la sediul primăriei sau online. Dacă îmi trimiteți o înregistrare mai veche a unei ședințe, o transcriu și vedeți rezultatul pe vocile și pe termenii consiliului dumneavoastră.